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Contas a pagar: 4 dicas para otimizar a gestão e o controle

Para que haja crescimento sustentável de qualquer tipo de negócio, um gestor precisa ter uma organização bastante sólida. Isso otimiza resultados e gera informações corretas para ajudar na toma de decisões. Por isso que uma boa gestão de contas a pagar é tão importante, tanto para o setor financeiro quanto para a empresa em si.

O gestor precisa criar um cenário que ele possa fazer o acompanhamento. Ele precisa ter acesso facilitado à situação de cada um dos compromissos financeiros agendados.

Assim, levando em consideração a importância de uma boa gestão de contas a pagar, daremos a seguir quatro dicas para que você otimize esta questão em sua empresa e para que possa manter tudo sob controle. Leia para saber mais!

1. Registro e análise de dados

Uma das dicas mais importantes para um gestor de contas a pagar é manter registradas qualquer entrada ou saída na contabilidade de uma empresa. Isso porque esta é a principal base de uma prestação de contas em organizações que desejam crescer.

Sendo assim, use uma planilha de fluxo de caixa para fazer esse controle. Este instrumento permite que se monitorem as saídas e as entradas de todos os recursos pertinentes à operação da empresa. Seguem alguns dados que precisam constar nesta planilha:

· Despesas com funcionários;

· Contas que foram pagas;

· Custos de produção de bens ou execução de serviço;

· Fatura de vendas;

· Investimentos em comunicação e marketing.

A planilha de fluxo de caixa permite ainda que o gestor faça projeções financeiras. Isso é possível através da análise de todo o histórico financeiro da organização.

2. Usar ferramenta de gerenciamento financeiro

O gestor que usa os melhores instrumentos disponíveis para administrar as contas a pagar tem seu trabalho facilitado. Existem diversas ferramentas no mercado, desde plataformas gratuitas até planilhas pagas. Neste caso, é possível ter uma equipe de suporte a postos.

Estas ferramentas otimizam a gestão de contas a pagar, pois automatizam todos os processos e fornecem informações em tempo real, onde o gestor estiver. Estas informações podem ser:

· Receber notificações sobre contas a pagar ou cobranças a fazer;

· Acessar indicadores de desempenho e gráficos;

· Poder fazer a emissão de faturas e ainda fazer a atualização de valores com a cobrança de multa e de juros;

· Fazer a configuração da régua de cobrança, se ajustando à natureza do negócio.

3. Fazer uma boa definição de processos gerenciais

É muito importante que o gestor defina cada fase do processo e acompanhe a sua execução. Comece estabelecendo prazos para que se pague os fornecedores e ainda para o recebimento vindo de clientes. Isso organiza o cronograma financeiro da empresa.

É preciso ainda definir qual o papel de todos os colaboradores no processo. Suas funções precisam ser definidas e claras. Por isso, o gestor precisa investir em treinamento da equipe.

4. Ter estratégias de cobrança

Aqui é preciso pensar quais formas de pagamento serão aceitas pela sua empresa e qual a metodologia para o cliente adquirir o bem ou serviço.

É necessário ainda definir o processo de cobrança, como os colaboradores irão agir em casos mais delicados e políticas de controle.

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