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Cancelamento de notas fiscais: como cancelar a NFe?

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Apesar de não ser o ideal, erros podem acontecer durante a emissão de uma NFe. Alguém pode se equivocar na digitação dos dados ou confundir o valor do produto/serviço. Como não é possível fazer modificações no documento depois que é emitido, o certo é anulá-lo e então expedir outro. Por isso, saber fazer o cancelamento de notas fiscais é essencial para quem lida com NFe.

O cancelamento de notas fiscais pode variar de acordo com a modalidade. Sendo assim, conhecer o procedimento correto agiliza a correção desse problema e evita mais dores de cabeça. Aprenda neste artigo como você pode cancelar uma NFe.

Quando o cancelamento de notas fiscais é válido?

Antes de prosseguir o cancelamento, é preciso saber se as condições do caso atendem aos requisitos para esse procedimento. Segundo a legislação, para ser válido, o serviço não pode ter sido prestado ou o produto não pode ter entrado em circulação. Em outras palavras, isso significa que a NFe deve ser cancelada antes de fazer o trabalho em si ou da mercadoria sequer sair da loja.

Outro critério é o prazo. Em 2018, o Ajuste SINIEF 07/18 determinou que o estabelecimento tem até 30 minutos para realizar o cancelamento de notas fiscais. O limite é bem curto justamente para condizer com a regra da circulação do produto. No entanto, como os estados têm permissão para estabelecer seus próprios prazos, é sempre importante verificar a regra na sua região.

Por fim, a anulação deve ocorrer antes do destinatário (o comprador) fazer a Ciência da Emissão, já que esse processo confirma o envio e recebimento da NFe. Por esses motivos, se identificar um erro em uma NFe, cancele-a o mais rápido possível para evitar mais contratempos.

Qual o processo de cancelamento de notas fiscais eletrônicas?

Quando todos os requisitos são atendidos, o procedimento em si é bem simples. Você vai acessar o seu sistema de emissão de NFe, buscar a nota desejada e selecionar a opção de cancelamento. Todo software que trabalha com NFe possui esse recurso.

Em seguida será preciso confirmar a solicitação. Para isso, geralmente o sistema requer que você descreva o motivo do pedido e forneça o certificado digital para confirmar a sua identidade. Pronto, você já fez a sua parte. A partir daí o próprio programa envia os dados para o Sefaz. Se tiver cumprido todos os critérios, o cancelamento será concluído.

É possível cancelar a NFe após o prazo?

Caso perca o prazo, ainda é possível fazer o cancelamento de notas fiscais. Só que, para isso, precisará pagar uma multa de 1,5% sobre o valor da operação. Para isso, o contador responsável deverá ir até o Sefaz e pagar a taxa, para que então eles liberem o cancelamento pela plataforma da NFe.

Mas atenção que nem todos os estados permitem esse tipo de procedimento, mesmo pagando a multa. Nesse caso a alternativa é fazer uma nota fiscal de estorno (ou de ajuste) para corrigir o problema.

E se o produto já tiver saído da loja?

Caso o produto já esteja em circulação, o cancelamento não é possível em nenhuma hipótese, mesmo se estiver dentro do prazo. A solução aqui é emitir uma nota fiscal de devolução de mercadoria.

Por isso, ainda que existam alternativas, o ideal é evitar ao máximo cometer erros na emissão de NFe. É sempre melhor poder contar com um sistema de NFe intuitivo e eficiente para poder focar no trabalho e reduzir os deslizes.

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